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Herramientas de gestión de trabajo que fomentan la productividad

El trabajo en remoto cada vez está más presente en las empresas. Ya sea porque el equipo esté formado por personas que viven en diferentes puntos de la geografía, o porque esté compuesto por profesionales freelance expertos que suman valor a un proyecto.

Hemos pasado de una época en la que era obligatorio la presencialidad en una oficina, a una era de transformación digital en la que lo que de verdad importa es el cumplimiento de objetivos y consecución de resultados.

Este escenario ha dado lugar a la aparición de herramientas de gestión de trabajo que facilitan la comunicación en equipo y el seguimiento de tareas para favorecer la productividad diaria.

De este modo, aunque el equipo no esté junto físicamente, está conectado y sabe en qué está trabajando cada persona, si se cumplen plazos, los avances del proyecto, los problemas que surgen… Todas ellas sirven para que el equipo sea eso, un equipo, y no trabaje cada profesional de forma aislada.

Igualmente son útiles para quienes trabajan en una misma oficina. Es más fácil gestionar tareas de este modo que de forma manual. Con este tipo de herramientas se puede ver de un vistazo el estado de las mismas y facilita la comunicación. Con lo que se reduce el tiempo de reuniones innecesarias.

A continuación, hablaremos de algunos de estos programas de gestión de trabajo. Te mostraré un total de 5 soluciones prácticas que son realmente útiles para el día a día de un profesional o empresa.

Mi top 5 de aplicaciones de gestión de trabajo 

Si haces una búsqueda en Google sobre herramientas o aplicaciones de gestión de trabajo, vas a encontrar listados de todo tipo; específicas de productividad, de comunicación, de gestión de tareas, organización de equipos, calendarios, gestión del tiempo…

Existen un sinfín de programas que nos facilitan el día a día, pero a mi parecer no hay que volverse loco y usar muchos, solo los imprescindibles. Y bajo esa perspectiva, esta es mi propuesta.

Asana

Para inaugurar mi listado particular, empezamos por Asana, una de las herramientas de gestión de trabajo que más usan las empresas hoy día. Permite planificar y organizar las tareas diarias del equipo y, a su vez, llevar un seguimiento del progreso de las mismas.

Asana sirve para gestionar proyectos de mayor o menor envergadura. Según la ejecución de tareas, es posible identificar de un vistazo los avances de los mismos.

Además, es de fácil integración con otras aplicaciones de gestión de trabajo (como por ejemplo Jira, Slack, Gmail, Outlook y Dropbox). Entre sus funcionalidades a destacar, podemos:

  • Adjuntar archivos.
  • Establecer fecha y hora de entrega de tareas.
  • Obtener informes de un proyecto.
  • Mantener conversaciones de equipo
  • Y, además, está disponible para iOS y Android.

Cuenta con un servicio de soporte y diferentes versiones, desde una gratuita hasta un plan Business más completo. También tienen un plan Enterprise para adaptarse a las necesidades de cualquier negocio.

Kanbanflow

El funcionamiento de esta otra aplicación de gestión de trabajo. Se basa en un tablero organizado por columnas que recogen información sobre:

  • Tareas pendientes.
  • Tareas a hacer hoy.
  • Tareas en progreso.
  • Tareas completadas.

En cada columna aparece la descripción de lo que tiene pendiente, está haciendo o ya ha terminado cada miembro del equipo. Así, a simple vista, se puede saber en qué está trabajando cada uno, y cuál es el flujo del proyecto.

Dentro de cada tarea, es posible organizar subtareas como si fuera un checklist e ir tachando aquellas que se van completando. Si tienes tareas recurrentes, puedes especificar su frecuencia y se copiarán automáticamente en el tablero.

Una de las ventajas de usar Kanbanflow, es que incorpora un temporizador que te ayuda a controlar el tiempo que le dedicas a cada tarea y, así, evaluar el grado de productividad. Algo que es muy útil tanto si trabajas con clientes, como si trabajas en una empresa. Con esta información es posible mejorar la planificación en proyectos similares.

Igual que la anterior, tiene versión de escritorio y versión móvil para que puedas usarla desde cualquier dispositivo. Además, se integra con otras apps como Google Calendar, Outlook, Gmail, Dropbox, Slack…

Trello

Esta aplicación de gestión de trabajo cuenta con un tablero similar al de la anterior. Una de las mayores diferencias es que esta no permite filtrar tareas por usuarios, mientras que Kanbanflow sí.

Por lo demás, es integrable con otras plataformas, tiene versión móvil y de escritorio, dentro de cada tarea puedes establecer timings, dejar comentarios, adjuntar archivos, añadir etiquetas, miembros, checklist de subtareas…

Slack

El objetivo principal de Slack, es agilizar la comunicación entre miembros del equipo y reducir el número de emails que enviamos al día. De hecho, esa es la promesa principal que te vas a encontrar si entras a su web.

Slack es una de las herramientas de gestión de trabajo estrella en los negocios actualmente. 

Puedes organizar tus conversaciones, crear canales temáticos, estar al día de lo que ocurre en un proyecto, priorizar conversaciones, compartir archivos, hacer llamadas, silenciar o activar notificaciones según te interese…

Cuenta con una versión gratuita que permite un máximo de almacenamiento de 10.000 mensajes, integración con 10 aplicaciones y llamadas individuales. Además existen 3 planes más con funcionalidades avanzadas.

Wetransfer

Por último, quiero hablarte de Wetransfer, pues… ¿cuántas veces te ha pasado que necesitabas enviar unos archivos muy pesados y que, precisamente por eso, no encontrabas la forma de hacerlo?

Esta aplicación permite enviar archivos de hasta 20 GB en la versión Pro de forma muy sencilla. Basta con ir a su web, añadir los archivos, tu email y el del destinatario, un mensaje y listo.

¿Listo para implementar estos programas de gestión de trabajo en tu negocio?

Te doy un consejo; siempre que vayas a probar nuevas herramientas empieza por su versión gratuita, familiarízate con su interfaz, características, analiza cómo funciona… Y si se ajusta a tus necesidades, pasa al plan Pro. Así, reducirás el riesgo de invertir en una aplicación que no conoces y tomarás decisiones basadas en la experiencia.

Las mejores herramientas gratis para buscar palabras clave

Las palabras clave son el eje de cualquier estrategia de posicionamiento SEO. Con ellas, es posible saber qué están buscando los lectores de una página web o cómo la encuentran cuando buscan información en Google. Para realizar una buena estrategia SEO es necesario saber encontrar estos términos y, para ello, existen diversas herramientas en el mercado.

Las palabras clave son la base de cualquier estrategia de contenidos y de SEO, por eso es muy importante contar con las mejores herramientas para encontrarlas.

Como siempre, las mejores herramientas para buscar palabras clave suelen ser de pago. Por suerte, es posible disponer de buenas herramientas que permitan a los usuarios realizar búsquedas de palabras clave y hacer seguimientos de forma gratuita.

Estas son algunas de las herramientas gratis para buscar palabras clave más completas y con mejores opciones que puedes encontrar:

–Ubersuggest: Esta herramienta, que fue comprada por Neil Patel uno de los gurús del SEO americano, quien ha trabajado en ella para crear una suite de herramientas completa. Aunque comenzó como buscador de palabras clave, hoy en día ofrece una serie de opciones como la búsqueda de contenidos relacionados, ideas para palabras clave y hasta la posibilidad de visualizar el perfil de enlaces de una página web.

Ubersuggest herramienta para buscar palabras clave

Aunque tiene una versión de pago, que es más completa, lo cierto es que la versión gratuita de la herramienta ofrece información más que de sobra para cualquier proyecto.

–LSIGraph: LSIGraph funciona con el motor LSI (Latent Semantic Indexingo o indexación semántica latente), que permite a Google relacionar palabras mediante el significado y la sintaxis. Al introducir un término en LSIGraph, este arrojará una serie de palabras clave relacionadas que resultarán muy útiles para cualquier estrategia SEO o de contenidos. Lo mejor de esta herramienta es que casi todas las palabras son long tail.

LSI Graph para búsqueda de SEO semántico

–Answer the public: Answer the public sirve para encontrar frases claves. Al introducir un término o una palabra clave, la aplicación ofrece una serie de respuestas basadas en las preguntas que los usuarios suelen hacer en Google. Por ejemplo, al introducir el término «maletas de piel», se obtendrán una serie de resultados como «maletas de piel baratas» o «dónde comprar maletas de piel».

Answer The Public para buscar palabras clave

–Google: Sí, el propio motor de búsqueda es una de las mejores herramientas para encontrar palabras clave que existen. En primer lugar tienes la opción de autocompletar que te ofrece resultados en base a las búsquedas de otros usuarios, por ejemplo, si se introduce la búsqueda: «canciones de…», Google ofrece resultados como: «…de amor», «…de TikTok» o «…de los 80».

Google buscador

En segundo lugar dispones de «Otras preguntas de los usuarios» que ofrece una serie de resultados basados en las preguntas que han hecho los usuarios en Google, de forma muy parecida a las que encontrarías en Answer the Public.

Preguntas frecuentes

Para finalizar, en la parte inferior de la página de resultados de Google es posible encontrar las «Búsquedas relacionadas» que ofrecen más resultados relacionados con la palabra clave introducida en la barra de búsqueda.

Busquedas relacionadas en Google

–Google Trends: Google Trends permite a los usuarios analizar una palabra clave para entender cómo funciona en el tiempo. Algunos términos y palabras clave son estacionales y funcionan mejor durante una época del año. Por ejemplo, palabras como Navidad o Halloween tienen una época muy específica en la que funcionan mejor y con Google Trends es posible saber cuándo será mejor publicar contenido con esas palabras concretas.

Google Trends para palabras clave

–Keyword Surfer: En este caso se trata de una extensión para navegador Chrome que viene a sustituir Keywords Everywhere que se convirtió en una herramienta de pago. Esta herramienta ofrece una serie de resultados cada vez que se hace una búsqueda en Google. En la propia página de resultados de Google ofrece información sobre el valor de la palabra clave para Ads, el tráfico, palabras clave relacionadas y los diferentes volúmenes de tráfico.

Keyword Surfer para palabras clave

LinkedIn lanza una función para preparar entrevistas por videoconferencia

La situación de emergencia para la salud pública provocada por el COVID-19 ha obligado a reinventar no sólo la forma de trabajar, principalmente desde casa y con herramientas para el teletrabajo y la teleformación, sino también la manera de buscar trabajo.

La herramienta permite a los usuarios potenciar sus cualidades ante una entrevista de trabajo virtual

Siempre se dice que buscar empleo es un trabajo en sí mismo, y tener que pasar por un proceso de selección es un camino a menudo duro, en el que se puede presentar ansiedad ante las distintas pruebas y retos que hay que superar, así como ante una posible entrevista. Si además ahora esta ha de realizarse de forma telemática, los nervios pueden jugar malas pasadas en un contexto al que no estamos acostumbrados. Es normal que un profesional se haya enfrentado a lo largo de su carrera a numerosas entrevistas de trabajo presenciales, pero… ¿cuántos hasta ahora han desarrollado competencias para abordar adecuadamente una entrevista virtual?

Para evitar esa sensación de descontrol de la situación, LinkedIn ha lanzado una herramienta que permite preparar las entrevistas virtuales. Ayuda a los profesionales a preparar las preguntas más comunes a las que se pueden presentar durante un proceso de selección y a responderlas adecuadamente ante cámara con consejos de profesionales y expertos en recursos humanos.

La nueva herramienta emplea Inteligencia Artificial para analizar las entrevistas de los usuarios, que las graban respondiendo a preguntas como «¿Por qué quieres trabajar aquí?». La tecnología Presenter Coach de Microsoft emplea algoritmos de aprendizaje automático de reconocimiento de voz y procesamiento del lenguaje natural (PLN) para detectar patrones del discurso y el contenido de la conversación.

Dependiendo de la manera en la que los usuarios respondan, se les realizarán comentarios y consejos para adecuar el ritmo y tono de las respuestas, eliminar la palabrería innecesaria… o conocer qué términos y conceptos es mejor no mencionar si no se tiene al reclutador delante de forma presencial.

La herramienta «Preparación para entrevistas» se encuentra ya disponible en la sección de «Empleos» de LinkedIn para los 690 millones de cuentas que tiene la red social. Además, los candidatos podrán dar acceso a los miembros de su red para que también realicen comentarios sobre la manera en la que están afrontando la entrevista virtual.

Presentación en vídeo

LinkedIn ha comenzado también a probar otra funcionalidad, llamada «Presentación en vídeo», que permite a los responsables de Recursos Humanos solicitar a los candidatos que graben una presentación personal dentro del proceso de selección.

Esto puede servir de primera criba durante las entrevistas o para que el candidato muestre sus cualidades ante posibles reclutadores al adjuntar su presentación en vídeo al enviar su candidatura a una oferta de empleo activa. Los consejos que proporciona LinkedIn también sirven para afrontar esta especie de presentaciones o monólogos que hay que desarrollar frente a una webcam.

Además, en LinkedIn Learning, el centro de recursos educativos de la red social, los usuarios pueden encontrar cursos gratuitos que les ayudarán a mejorar sus habilidades a la hora de afrontar una entrevista de trabajo, en este caso, a través de Internet.