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Herramientas de gestión de trabajo que fomentan la productividad

El trabajo en remoto cada vez está más presente en las empresas. Ya sea porque el equipo esté formado por personas que viven en diferentes puntos de la geografía, o porque esté compuesto por profesionales freelance expertos que suman valor a un proyecto.

Hemos pasado de una época en la que era obligatorio la presencialidad en una oficina, a una era de transformación digital en la que lo que de verdad importa es el cumplimiento de objetivos y consecución de resultados.

Este escenario ha dado lugar a la aparición de herramientas de gestión de trabajo que facilitan la comunicación en equipo y el seguimiento de tareas para favorecer la productividad diaria.

De este modo, aunque el equipo no esté junto físicamente, está conectado y sabe en qué está trabajando cada persona, si se cumplen plazos, los avances del proyecto, los problemas que surgen… Todas ellas sirven para que el equipo sea eso, un equipo, y no trabaje cada profesional de forma aislada.

Igualmente son útiles para quienes trabajan en una misma oficina. Es más fácil gestionar tareas de este modo que de forma manual. Con este tipo de herramientas se puede ver de un vistazo el estado de las mismas y facilita la comunicación. Con lo que se reduce el tiempo de reuniones innecesarias.

A continuación, hablaremos de algunos de estos programas de gestión de trabajo. Te mostraré un total de 5 soluciones prácticas que son realmente útiles para el día a día de un profesional o empresa.

Mi top 5 de aplicaciones de gestión de trabajo 

Si haces una búsqueda en Google sobre herramientas o aplicaciones de gestión de trabajo, vas a encontrar listados de todo tipo; específicas de productividad, de comunicación, de gestión de tareas, organización de equipos, calendarios, gestión del tiempo…

Existen un sinfín de programas que nos facilitan el día a día, pero a mi parecer no hay que volverse loco y usar muchos, solo los imprescindibles. Y bajo esa perspectiva, esta es mi propuesta.

Asana

Para inaugurar mi listado particular, empezamos por Asana, una de las herramientas de gestión de trabajo que más usan las empresas hoy día. Permite planificar y organizar las tareas diarias del equipo y, a su vez, llevar un seguimiento del progreso de las mismas.

Asana sirve para gestionar proyectos de mayor o menor envergadura. Según la ejecución de tareas, es posible identificar de un vistazo los avances de los mismos.

Además, es de fácil integración con otras aplicaciones de gestión de trabajo (como por ejemplo Jira, Slack, Gmail, Outlook y Dropbox). Entre sus funcionalidades a destacar, podemos:

  • Adjuntar archivos.
  • Establecer fecha y hora de entrega de tareas.
  • Obtener informes de un proyecto.
  • Mantener conversaciones de equipo
  • Y, además, está disponible para iOS y Android.

Cuenta con un servicio de soporte y diferentes versiones, desde una gratuita hasta un plan Business más completo. También tienen un plan Enterprise para adaptarse a las necesidades de cualquier negocio.

Kanbanflow

El funcionamiento de esta otra aplicación de gestión de trabajo. Se basa en un tablero organizado por columnas que recogen información sobre:

  • Tareas pendientes.
  • Tareas a hacer hoy.
  • Tareas en progreso.
  • Tareas completadas.

En cada columna aparece la descripción de lo que tiene pendiente, está haciendo o ya ha terminado cada miembro del equipo. Así, a simple vista, se puede saber en qué está trabajando cada uno, y cuál es el flujo del proyecto.

Dentro de cada tarea, es posible organizar subtareas como si fuera un checklist e ir tachando aquellas que se van completando. Si tienes tareas recurrentes, puedes especificar su frecuencia y se copiarán automáticamente en el tablero.

Una de las ventajas de usar Kanbanflow, es que incorpora un temporizador que te ayuda a controlar el tiempo que le dedicas a cada tarea y, así, evaluar el grado de productividad. Algo que es muy útil tanto si trabajas con clientes, como si trabajas en una empresa. Con esta información es posible mejorar la planificación en proyectos similares.

Igual que la anterior, tiene versión de escritorio y versión móvil para que puedas usarla desde cualquier dispositivo. Además, se integra con otras apps como Google Calendar, Outlook, Gmail, Dropbox, Slack…

Trello

Esta aplicación de gestión de trabajo cuenta con un tablero similar al de la anterior. Una de las mayores diferencias es que esta no permite filtrar tareas por usuarios, mientras que Kanbanflow sí.

Por lo demás, es integrable con otras plataformas, tiene versión móvil y de escritorio, dentro de cada tarea puedes establecer timings, dejar comentarios, adjuntar archivos, añadir etiquetas, miembros, checklist de subtareas…

Slack

El objetivo principal de Slack, es agilizar la comunicación entre miembros del equipo y reducir el número de emails que enviamos al día. De hecho, esa es la promesa principal que te vas a encontrar si entras a su web.

Slack es una de las herramientas de gestión de trabajo estrella en los negocios actualmente. 

Puedes organizar tus conversaciones, crear canales temáticos, estar al día de lo que ocurre en un proyecto, priorizar conversaciones, compartir archivos, hacer llamadas, silenciar o activar notificaciones según te interese…

Cuenta con una versión gratuita que permite un máximo de almacenamiento de 10.000 mensajes, integración con 10 aplicaciones y llamadas individuales. Además existen 3 planes más con funcionalidades avanzadas.

Wetransfer

Por último, quiero hablarte de Wetransfer, pues… ¿cuántas veces te ha pasado que necesitabas enviar unos archivos muy pesados y que, precisamente por eso, no encontrabas la forma de hacerlo?

Esta aplicación permite enviar archivos de hasta 20 GB en la versión Pro de forma muy sencilla. Basta con ir a su web, añadir los archivos, tu email y el del destinatario, un mensaje y listo.

¿Listo para implementar estos programas de gestión de trabajo en tu negocio?

Te doy un consejo; siempre que vayas a probar nuevas herramientas empieza por su versión gratuita, familiarízate con su interfaz, características, analiza cómo funciona… Y si se ajusta a tus necesidades, pasa al plan Pro. Así, reducirás el riesgo de invertir en una aplicación que no conoces y tomarás decisiones basadas en la experiencia.